Note trên lớp
Note trên lớp
process)
❖ What are organizations like in the new workplace?
- Managers: gather and manage people to achieve the organizational purpose
- Organizations are open systems because they need to interact with the external
environment to obtain inputs or resources
+ Org receives feedback to evaluate their products and innovate or improve products
and services to meet customers’ needs
- Organizational performance
+ Performance effectiveness: results vs. goal/ objective/ desired outcomes
+ Performance efficiency: results vs. cost
- Survey khảo sát
1.Thông tin về sự kiện
2.Có tham gia hoặc không tham gia
- Planning
+ Liệt kê hoạt động
+ Sắp xếp các hoạt động → nhóm các hoạt động vào (hoạt động nào liên quan đến
hoạt động nào) ⇒ chia nhóm để phân công công việc
➔ Phụ thuộc khối lượng công việc, tầm quan trọng của công việc, sĩ số
● Leader
● Nhóm tài chính → kế toán - group leader)
● Nhóm đối ngoại (xin tiền, xin tài trợ, tận dụng mối quan hệ) → group
leader
● Nhóm hậu cần (lo ăn, ở, đi lại, y tế,...) → group leader
● Nhóm tổ chức sự kiện (chuẩn bị các hoạt động) → group leader
➔ Cần có internal control and external control
➔ Organizing: phân công công việc
+ Human resources
+ Finance resources
- Quyền lợi của leader (motivation tools để động viên/thuyết phục/khuyến khích)
● Free
● Power
➔ Leading
- Sau khi plan xong, cần keep tracking để đảm bảo tiến độ và chất lượng công viêcj
- Planning is the process of identifying and setting goals and objectives and allacts needed to
finish
- Organizing: divide jobs/work into groups → assign them work that suitable with their
skills/knowledge and assign resources
- Leading: how leaders can
+ Motivate
+ Influence
+ Inspire
- Controlling: follow up all the activities in the plan and try to find out problems and actively
solve them
Lesson 2 - Chapter 1
Why do we call an organization an “open system”?
- Because an organization interacts with the external environment to obtain the resource
inputs and transform them into product outputs
- What do managers do within the transformation process to transform inputs into outputs?
+ Planning: set objectives and goals
+ Organizing: assign tasks and allocate resources
+ Leading: motivate and punish people to work hard to fulfill plans and achieve
objectives
+ Controlling: compare results with goals/objectives/expectations to find out the gap
➔ In overall, managers plan, organize, lead, and control the organization
● Levels of management
- Top managers (director of a company, principal of a university,...)
+ Analyze the external environment: both microeconomics and macroeconomics to
find out the organization’s strengths and weaknesses, opportunities and threats ⇒
find out the strategy for the organization in the long term
+ Set strategy/objectives/the most general goals for the whole company in the long
term
+ Know how to identify, adopt, and solve problems
- Middle managers (brand manager,...)
+
- Team leaders/supervisors/first-line managers (leaders of any team,...)
● Technological competency
- Managers should be aware of the technologies, know how to use them as tools and apply
them to daily work
● EX: use Chatgpt and share information
● Information competency
- EX: use reliable sources to search for information, for example, Google Scholar to get
academic information or Google Advance to get PDF files
● Analytical competency
- Download —> evaluate, analyze → process information
● What is useful information?
- Useful information needs to meet 5 criteria
+ Relevant: the information needs to be relevant to the problem that needs to be
solved
+ Timely: the information is on time, at hand, and available when it is needed
+ High quality: the information is clear and stable
+ Complete: the information is complete and sufficient
+ Understandable: the information is easy to understand, use simple words and
sentences
● Problem-solving approaches
- Problem avoiders: managers try to avoid the problem, and do not want to collect the info
related to the problem
- Problem solvers: managers are willing to solve problem after it happened and they are
forced to do it
- Problem seekers: managers proactively collect info and seek problem, prepare the solutions
for the problem in the future, try to solve the problem even before it happens
● What is controlling
- Compare the actual performance/outcome to the objective → make sure
everyone in the organization follows the plan
- Role of controlling:
+ find out the gap between the actual performance and the desired
performance
+ make sure that the right things happen, in the right way, at the right time
+ make sure everyone in the organization follows up the plan
- The functions in the management process need to follow the accurate
order: planning → organizing → leading → controlling
1. Types of control
● Feedback control: managers use feedback controls to control the quality and
quantity of the final goods/products/services to make sure everything is ok
- Disadvantages: the damage already happened → when managers
find out the wrong product
+ EX:
● until the clothes have been displayed, the managers
find out that the clothes are in wrong size ⇒ the
managers have to hire more employees or buy from
the competitors to produce the shirts
● External control: the supervisor will control the employee, the leader will control the
team member
● Bureautic control:
+ kiểm soát nhân viên dựa vào thủ tục hành chính, nhưng sử
dụng/chuyên quyền/lạm dụng quá mức các thủ tục hành chính → trở
thành quan liêu
+ managers set the policies, procedures, job desrcription, authority to
force their employees to do jobs based on the regulations and
policies of the organization → if the emloyees do not do, they will be
punished
● Set 2
- Describe the way of controlling the process
● Step 3
● Step 4
- EX về 1 hệ thống kiểm soát: hệ thống kiểm soát thông tin nội bộ của bệnh viện; hệ
thống kiểm soát chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng
● Formal structure
- The organization structure can be illustrated by the organizational chart
- 5 characteristics of an organizational chart:
+ The division of work: relate to tasks and work activities
+ Supervisory relationships: the authority in the organization →
who reports directly to whom?
● Head of marketing department will report directly to the vice
director 1 (mẫu chart ở trong ipad)
+ Communication channels:
● Communication upward/downward/horizontally
+ Major subunits: heading marketing department - the provision
reporting to the upper management
● Look at the organization chart → can see how many
subunits in the organization because it shows the
provision reporting to the upper management
● We do not know how many people are within each subunit, we
just know how many subunits in the organization
+ Levels of management: Vertical layers in the organization →
identify the provision who directly reports to the upper
management
● 1st level: director
● 2nd level: Heading of department
● 3nd: Employees
● Informal structure
- Traditional organization structure
- Functional structure (cơ cấu tổ chức theo chức năng)
+ Similar tasks are divided into subunits - HR department, marketing
department, financing department
+ Formal work units: marketing unit, financing unit
+ Work well for small, medium size organization
+ Disadvantages
● Chimneys problem: when working in the HR department, we just
know our own task and do not incorporate with others outside the
department → we just know people within our department
Lesson 7 - Chapter 11
❖ Traditional organization structures
- Divisional structures: chia theo sản phẩm, vùng địa lý, khách hàng → mỗi sự
phân chia sẽ có 1 phòng bàn phụ trách cho mảng đó
+ EX:
● Có một phòng ban phụ trách cho sản phẩm
● Có một phòng ban phụ trách cho vùng địa lý
+ Division regarding customer: Bank hay sử dụng
+ Potential disadvantages
● Gây nên trùng lặp nguồn lực ⇒ gây ra competition
among resources
- Matrix structure: combine function and divisional
+ Uư điểm của functional là nhược điểm của divisional và ngược lại
+ Thường dùng cho các project trong công ty
+ Matrix: chiều ngang là functional - chiều dọc là divisional
● Nhân sự Project A chịu sự quản lý của
❖ Organizational design
- Có cơ cấu tổ chức trước hay chiến lược trước?
+ Phải có mission/vision (chiến lược trước) → mới có cơ cấu tổ chức vì
chiến lược nào cơ cấu tổ chức đấy, chiến lược là công cụ để xây
dựng cơ cấu tổ chức
- Loại cơ cấu tổ chức:
+ Bureaucracy (hành chính/quan liêu):
● Cơ cấu tổ chức được thiết kế dựa vào hành → rất nhiều quy
định, luật lệ, … và luôn theo luật pháp, quy trình
● Thường xuất hiện ở trường ĐH, phòng giáo dục,..
● Loại này tốt hay loại nào tốt hơn?
- Environment determines the most appropriate design
- Safety needs
+ EX: sexual harassment - sếp mắng chửi
+ Cách phòng tránh và bảo vệ nhân viên: trang bị thiết bị cảnh báo,...
- Social needs:
+ EX: bonding, annual trip,... → tạo động lực cho nhân viên cố gắng làm
việc hơn
- Esteem needs
+ EX: thăng tiến, được sếp công nhận, tạo được giá trị cho công ty, đạt
được KPI
- Self-actualization needs
+ Tạo ra môi trường sáng tạo và thách thức để tạo động lực cho nhân
viên phấn đấu
- Tại sao lại để thành kim tự tháp?: càng lên cao các vị trí càng ít đi
+ Muốn lên được vị trí cao thì phải nỗ lực hơn người khác
+ Muốn tạo động lực:
+ Đánh vào kích thích người lao động ở các nhu cầu cao hơn
dần
+ Phải thỏa mãn các nhu cầu bậc thấp mới có thể tạo động lực
cho các nhu cầu bậc cao hơn phát triển
2. ERG theory
- Giống Maslow nhưng được gộp thành 3 nhóm
+ Existence needs: có safety
+ Relatedness needs: có safety + socialness
+ Growth needs: có esteem và self-actualization
❖ Process theories
3. Goal-setting theory
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng → tạo động lực cho nhân viên làm việc
+ Thiết lập mục tiêu 1 cách thông minh thông minh dựa trên 4 yếu tố:
SMART
❖ Reinforcement theory
- Động lực thực hiện hành vi của con người được tác động bởi hậu quả thực hiện
hành vi đó
- Tăng cường tích cực:
- Tăng cường tiêu cực: hạn chế hành động gây nên tác động tiêu cực = cách duy trì các
hành động gây nên tác động tích cực
+ EX: biết là đi học muộn bị ghi tên → đi học sớm để không bị ghi tên
1. Multiple choice
- Tiêu đề chính
- ND chính
- Đơn giản, dễ hiểu
- Thầy cô chọn mức easy. moderate trong ngân hàng câu hỏi
2. True False
3. Tự luận: ND giống bài thuyết trình nhóm
- Câu hỏi thuyết trình giống câu hỏi đi thi
- Không viết theo dạng bài essay → bám theo bài thuyết trình
- Bám theo khung lý thuyết
- Nêu tên tổ chức → giới thiệu về tổ chức (5-6 dòng thôi, không viết dài)
- Nêu tên bản kế hoạch
+ Xác định mục tiêu
+ Phân tích môi trường bên ngoài
+ Phân tích môi trường bên trong
+ Thực hiện thể chế hóa kế hoạch
+ Trình bày giống trong SLIDES → SLIDES 1 dòng thì mình có thể 3-4 dòng
- Mỗi 1 thuộc tính viết rõ ra (tiêu đề) → rồi xuống dòng phân tích
+ Viết khung lý thuyết ra → sau đó phải phân tích
- Draw organizational structure
- Leading: motivation → theo khung lý thuyết
+ Nhóm nhân viên độ tuổi bao nhiêu
+ Mức độ stress
+ Chọn 1 cái theory thôi để giải thích về theory đó → đi theo cái nào bám theo cái đó
+ Lý thuyết → thực trạng → ưu nhược điểm → recommendation
- Đi theo khung lý thuyết của SLIDES → viết ngắn gọn như SLIDES
- 1 CÔNG TY → CHUẨN BỊ 3 CHỦ ĐỀ
+ LẬP KỂ HOẠCH
+ TỔ CHỨC
+ TẠO ĐỘNG LỰC