Safety 

Rules Third Edition  Issue 3 2007 

National Grid Electricity Transmission 

Safety Rules 
(Third Edition)
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

DOCUMENT HISTORY 

Issue  Date  Summary of Changes /  Author(s)  Approved By 

Reason  (Title) 
3  28/12/07  10 year review and  Safety Rules Review  SHES Standards Manager 
update of Safety Rules in  Working Group  John Duckworth 
line with current 
legislation / learning 
points including current 
working practices. 

KEY CHANGES 

Section  Amendments

Page i of ii 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

Contents Page 

Introduction  1 
Specific Interpretations  2 
Statement of Policy, Philosophy and Principles  3 

The National Grid Electricity Transmission Safety Rules (Third Edition) 

Definitions  5 

General Provisions  9 

G1  General Safety  9 
G2  Safety Rules, Instructions and Procedures  9 
G3  Special Instructions  9 
G4  Objections on Safety Grounds  9 

The Eight Basic Safety Rules  10 

R1  Application of Rules  10 

R2  Approach to Exposed High Voltage Conductors and Insulators  10 
R3  Safety Precautions for Work on or near to High Voltage Equipment  11 
R4  Safety Precautions for Work on or near to Low Voltage Equipment  12 
R5  Safety Precautions for Work on or near to Mechanical Equipment  13 
R6  Operation of Equipment  14 
R7  Demarcation of Work Areas  14 
R8  Identification of Equipment  14 

Safety Document Procedures  15 

P1  General  15 

P2  Application  15 
P3  Safety Precautions  15 
P4  Preparation of Safety Documents  15 
P5  Issue of Safety Documents  16 
P6  Receipt of Safety Documents  16 
P7  Additional Work Subsequent to Issue of a Permit for Work  16 
P8  Transfer of Safety Documents  17 
P9  Clearance of Safety Documents  17 
P10  Cancellation of Safety Documents  17 
P11  Return to Operational Service  17 
P12  Categories of Authorisation  17 
P13  Safe Custody of Safety Documents and Associated Items  18 
P14  Multiple Safety Documents  18 

Form of Documents  19

Page ii of ii 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

Introduction 
The National Grid Company Safety Rules are provided to ensure that work can be undertaken safely on or near to 
items of Equipment that form part of the System. 

The Safety Rules are mandatory.  It is the duty of every person who may be concerned with work on or near to the 
System  to  make  themselves  thoroughly  familiar  with  the  detail  of  the  relevant  Safety  Rules  and  appropriate 
supporting documents.  In addition all persons have a general duty to be conversant with and to observe statutory 
requirements relating to any activity with which they have an involvement. 

It is the responsibility, under the Health and Safety at Work etc. Act 1974, and Regulations made under it, that all 
persons employed will take reasonable care for the health and safety of themselves and other persons who may be 
affected by their acts or omissions. 

The statement of Policy, Philosophy and Principles do not form part of the Safety Rules.  It is included for general 
information. 

Specific Interpretations do not form part of the Safety Rules but are terms used within the rules to reflect Health and 
Safety legislation. 

Work ­ When used in these Rules the term ‘work’ includes testing and operational and safety switching. 

Gender ­ All references in these Rules to the masculine gender shall include the feminine.

Page 1 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

Specific Interpretations 
1  Shall 
When  ‘shall’  is  used  in  these  Rules  with  no  qualification,  this  indicates  a  mandatory  requirement.    No 
discretion is permitted and no judgement can be made. 

2  Shall, where practicable 
When ‘shall, where practicable’ is used to qualify a requirement, a slightly less strict standard is imposed. 
It  means  that  where  it  is  possible  to  achieve,  in  the  light  of  current  knowledge  and  invention,  then  the 
requirement shall  be met.  To avoid the requirement on the grounds of difficulty,  inconvenience or cost is 
not allowed. 

3  Shall, where reasonably practicable 
When  ‘shall,  where  reasonably  practicable’  is  used  to  qualify  a  requirement,  then  a  judgement  shall  be 
made as to what is reasonable.  This shall take into account an assessment of the magnitude of the risk on 
the one hand and the cost, time and trouble, and effort necessary for averting the risk on the other hand.

Page 2 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

Statement of Policy, Philosophy and Principles 
1  Policy 

1.1  The Company’s “Group Policy Statement on Safety and Occupational Health”, is supported by “A 
Safe Way of Working” policy  statement.  This Policy  statement takes account  of a  wide­range  of 
health and safety legislation under which the businesses within National Grid operate primarily the 
Health  and  Safety  at  Work  Act  1974.  It  also  takes  account  of  standards  and  best  practice 
introduced by such businesses to improve safety behaviours. 

1.2  The Group Policy Statement makes specific reference to maintaining high standards of safety and 
occupational  performance.  There  is  a  requirement  to  meet,  and  where  appropriate,  exceed  the 
requirements  of health  and  safety  legislation,  policies,  and  other  commitments  to  which  National 
Grid subscribe.  These Rules have been formulated taking into account principally the Electricity at 
Work Regulations 1989 and the Management of Health and Safety at Work Regulations 1999. 

1.3  The  Company  recognises  and  accepts  its  statutory  and  moral  responsibilities  for  ensuring  our 
assets are designed, constructed, operated and maintained to standards that promote good safety 
performance through the life of the asset and when decommissioned. 

1.4  Protecting  the  safety,  health  and  welfare  of  National  Grid  employees  and  others  who  work  for 
National  Grid  is  of  prime  importance.  It  is  National  Grid’s  responsibility  to  conduct  operations  in 
ways that are most protective of public safety. 

1.5  The successful execution of the Policy relies on all employees complying with safety requirements 
relevant to their responsibilities. 

2  Philosophy 

2.1  The  Company’s  electrical  and  mechanical  items  of  equipment  are  interconnected  to  form 
electromechanical  systems.  These  systems  contain  inherent  dangers  but  are  designed  so  that 
when operated normally they are safe. 

2.2  When work is to be carried out on, or near to, these systems, Rules need to be specified to achieve 
safety from the inherent dangers. 

2.3  These  Safety  Rules  are based  on  a  philosophy  that  persons  will  be  protected  from  the  inherent 
dangers.  This is achieved by making them “safe from the system”. 

2.4  The  inherent  dangers  are  those  arising  from  a  system.  The  Rules  define  procedures  and 
responsibilities  for  achieving  safety  of  persons  from  the  inherent  dangers.  They  may  be 
summarised as follows: 

a)  Making available the equipment concerned for the work. 

b)  Establishing safe conditions for work.  This can be achieved by either limiting the scope of 

the work, or isolation from a system.  Specialised procedures will be applied when the work 
has to be done on equipment which remains energised . 

c)  Authorising the commencement of work. 

d)  Receiving the authority  to commence  work, executing the work, supervising safety  during 

the work and clearing the authority when the work is terminated. 

e)  Cancelling the authority on termination of the work. 

f)  Restoring the system to normal.

Page 3 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

2.5  Further  dangers  are  those  arising  from  the environment  in  which  persons  undertake  work.    The 
way in which these dangers are managed shall be specified in Management Procedures. 

2.6  The Rules will be supported by the National Safety Instructions and Guidance Notes. 

3  Principles 

3.1  To  fulfil  the  requirements  of  the  Philosophy,  the  following  principles  have  been  adopted  in 
formulating the Rules. 

a)  The Rules are only concerned with achieving safety for persons. 

b)  When work is to be carried out on equipment the primary means of achieving safety is by 
isolation.  Where  practicable  the  isolating  devices  shall  be  locked.  In  the  case  of  high 
voltage  equipment,  this  shall  be  followed  by  earthing.  Where  reasonably  practicable  the 
earthing  devices  shall  be  locked.  In  the  case  of  mechanical  equipment  this  shall  be 
followed by draining venting and purging as appropriate. 

c)  Approved  specialised  procedures  shall  be  required  for  work  where  isolation  is  not 
reasonably practicable, or where normal isolation procedures cannot be applied. 

d)  Persons shall be formally appointed to carry out defined duties. 

e)  Application  shall ensure  that  safety  is maintained  across  all  internal  and  external control 
boundaries and interfaces. 

f)  The  achievement  of  safety  from  the  system  will  involve  one  or  more  of  the  following 
functions;  Control,  Making  Safe/Restoration  of  Equipment,  and  Work.  These  three 
functions  cover  different  responsibilities  which  are  treated  separately  in  the  Rules.  The 
Rules do not preclude one person from performing all three functions.

Page 4 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

Definitions 

D1  Approved  Written  procedure  recommended  for  use  by  the  SHES  Safety  Standards 
Manager and approved for use by Maintenance Delivery Manager. 

D2  Card Safe  A lockable device for the  secure  retention of a  Safety Document and the 

associated Key Safe Key. 

D3  Caution Notice  A notice conveying a warning against interference which shall be attached 

at all Points of Isolation. 

D4  Charged  Electrically Live, or at a voltage when Isolated from the System by 

induction or a retained charge due to capacitive effects. 

D5  Circuit Identification  Colours  or  symbols  used  to  identify  overhead  line  circuits  and  other 
Equipment. 

D6  Company, The  National Grid Electricity Transmission. 

D7  Consent  Confirmation by the Control Person (Safety), before the issue of a Safety 

Document,  that  safety  precautions  have  been  carried  out  on  the  correct 
Equipment and that procedures have been put in place to maintain these 
until the Safety Document is cancelled. 

D8  Danger  A risk to health, or bodily injury. 

D9  Dead  Not electrically Live or Charged. 

D10  Earthed  Connected to earth by means of an Earthing Device. 

D11  Earthing Device  A  means  of  providing  a  connection  between  an  electrical  conductor  and 
earth, being one of the following:­ 

a  Primary Earth  A  type  registered  fixed  or  portable  Earthing 

Device  applied  to  an  electrical  conductor  to 
protect against inadvertent energisation. 

b  Drain Earth  A  type  registered  fixed  or  portable  Earthing 

Device applied to an electrical conductor for the 
purpose of protection  against  induced  voltages 
and management of circulating currents. 

D12  Earthing Schedule  A schedule indicating the Drain Earth requirements for each stage of work. 

D13  Equipment  Electrical  and  mechanical  operational  assets  to  which  the  Safety  Rules 
apply. 

D14  General Safety  The  provision  and  maintenance  of  safe  access  to  and  from  the  place  of 
work,  a  safe  place  of  work,  a  safe  working  environment,  safe  systems  of 
work and the correct use of personal protective equipment. 

D15  High Voltage (HV)  A Voltage exceeding 1000 volts. 

D16  Isolated  Disconnected from associated Equipment by the operation of an Isolating 

Device  to the isolating  position  or by adequate  physical separation  which 
shall ensure the isolation gap cannot fail electrically. 

D17  Isolating Device  A device for rendering Equipment Isolated.

Page 5 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

D18  Keys  Being one of the following:­ 

a  Control Key  A  key  for  operating  the  control  lock  of  a  Key 

Safe 

b  Safety Key  A  key  unique  at  the  Location  for  locking  an 

Isolation  Device,  Earthing  Device,  vent  or 
drain device / valve. 

c  Key Safe Key  A  key  unique  at  the  Location  for  operating  a 

lock, other than the control lock, on a Key Safe. 

D19  Key Safe  A lockable device for the secure retention of Keys links and fuses. 

D20  Live  At a voltage by being connected to a source of electricity. 

D21  Location  Any place at which work under the Company’s Safety Rules is carried out. 

D22  Locked  A condition of Equipment that cannot be altered without the operation of a 

secure fastening device. 

D23  Low Voltage (LV)  A voltage up to and including 1000 volts. 

D24  Operational Service  Under operational control of a Control Person (Operation). 

D25  Personnel  Being one of the following:­ 

a  Person  An  individual  with  sufficient 

technical  knowledge  or 
experience to avoid Danger. 

b  Competent Person  A  Person  who  has  been 

appointed  by  an  appropriate 
officer  of  the  Company  to  carry 
out  duties  specified  in  writing 
including the receipt, transfer and 
clearance of Safety Documents. 

c  Authorised Person  A  Person  who  has  been 

appointed  by  an  appropriate 
officer  of  the  Company  to  carry 
out  operational  and  safety 
switching  duties  as  specified  in 
writing. 

d  Senior Authorised Person  An  Authorised  Person 

appointed  by  an  appropriate 
officer  of  the  Company  to  carry 
out  duties  specified  in  writing, 
including  the  preparation,  issue, 
transfer  and  cancellation  of 
specified Safety Documents.

Page 6 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

e  Control Person(s)  Being one of the following:­ 

Control Person (Operation)  A  Person  who  has  been 

appointed  by  an  appropriate 
officer  of  the  Company,  or other 
Companies, to be responsible for 
the  operational  control  and 
co­ordination  of  the  System 
within  and  across  defined 
boundaries.  They  can  also 
transfer  temporary  control  of  a 
part  of  the  HV  System  using  a 
System State Certificate. 

Control Person (Safety)  A  Person  who  has  been 

appointed  by  an  appropriate 
officer  of  the  Company,  or other 
Companies, to be responsible for 
controlling  and  co­ordinating 
safety  activities  necessary  to 
achieve Safety from the System 
within  and  across  defined 
boundaries.  They  can  also 
receive  temporary  control  of  a 
part  of  the  HV  System  using  a 
System State Certificate. 

D26  Point(s) of Isolation  The point at which  Equipment has  been  Isolated  and  where practicable, 

or in the case of LV Equipment where reasonably practicable, the isolation 
point  immobilised  and  Locked.  Caution Notices  shall be  attached at  all 
Points of Isolation. 

D27  Purged  A condition of Equipment from which any dangerous contents have been 

removed. 

D28  Safety Distance  The distance  from  the nearest High  Voltage  exposed  conductor,  or  from 
an  insulator  supporting  a  High  Voltage  conductor,  which  shall  be 
maintained to avoid Danger. 

D29  Safety Documents  Being one of the following:­ 

a  Permit for Work  A  Safety  Document  of a  design 

shown  in  these  Rules  specifying 
the  Equipment,  the  work  to  be 
carried out and the actions taken 
to  achieve  Safety  from  the 
System 

b  Limited Access Certificate  A  Safety  Document  of a  design 

shown  in  these  Rules  specifying 
the  Equipment,  the  work  to  be 
carried  out  and  the  limits  of  the 
work and/or work area necessary 
to  achieve  Safety  from  the 
system

Page 7 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

c  Sanction for Work  A  Safety  Document  of a  design 

shown  in  these  Rules  specifying 
the  HV  Equipment,  the  work  to 
be carried out which requires the 
removal  of  Primary  Earths  and 
the  actions  taken  to  achieve 
Safety from the System. 

d  Certificate for Live LV Work  A  Safety  Document  of a  design 

shown  in  these  Rules  specifying 
the  LV  Equipment,  the  work 
which  is  to  be  carried  out  Live 
and  the  precautions  to  be  taken 
to achieve a safe system of work. 

D30  Safety from the System  That condition which safeguards persons working on or near to Equipment 

from the Dangers which are inherent in a System. 

D31  Supervision  Being one of the following:­ 

a  Local  Supervision  ­  A  level  of  supervision  whereby  the 

appropriately  authorised  and  nominated  individual  is  available  at 
the  Location  where  the  work  is  being  carried  out  and  able  to 
attend the point of work as necessary. 

b  Personal  Supervision  ­  A  level  of  supervision  whereby  the 

appropriately  authorised  and  nominated  individual  is  continuously 
observing the individual(s), with the ability to directly intervene and 
is present at the point of work at all times. 

D32  System  Items  of  Equipment  which  are  used  separately  or  in  combination  for  the 
generation, transmission or distribution of electricity. 

D33  System State Certificate  A  certificate  of  a  design  shown  in  these  Rules  which  defines  the 
boundaries  of  that  part  of  a  System  for  which  the  control  is  to  be 
transferred between a Control Person (Operation) and a Control Person 
(Safety). 

D34  Vented  Having an outlet to the atmosphere so that pressure is equalised  to 

atmospheric pressure. 

D35  Working Party  Individuals  working  under  the  Personal  Supervision  of  a  Competent 
Person  or  Persons  working  under  the  Local  Supervision  of  a 
Competent Person, including a Competent Person working alone.

Page 8 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

General Provisions 

G1 General Safety 

G1.1  In addition to the requirements for establishing  Safety from the System specified  in these Safety Rules, 

General Safety shall be established and maintained at all times. 

G1.2  General  Safety  shall  be  established  before  work  starts.  The  roles  and  responsibilities  for  establishing 
General Safety shall be specified in a Management Procedure. 

G1.3  During the course of the work the Competent Person in charge of the Working Party shall ensure that all 
members  of  the  Working  Party  maintain  General  Safety.  In  addition  he  shall  ensure  that  other  work 
areas are not adversely affected by their activities. 

G2 Safety Rules, Instructions and Procedures 
G2.1  The Safety Rules and the requirements of supporting documents are mandatory. In addition relevant Rules 
issued by other relevant authorities are similarly mandatory. 

G3 Special Instructions 
G3. 1  If for a  special reason the Safety Rules cannot, or should not be applied, the work  shall be carried out in 
accordance with an Approved G3 procedure. 

G4 Objections on Safety Grounds 
G4.1  Anyone  who  has  objections  on  safety  grounds  in  the  application  of  the  Safety  Rules  shall  explain  their 
reasons to  the person giving  the  instructions. These  objections shall  be dealt with  in  accordance with  an 
Approved G4 procedure.

Page 9 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

The Eight Basic Safety Rules 

R1  Application of the Rules 

R1.1  The  Safety  Rules  shall  be  applied  when  working on  or near  to  items of  Equipment  which are part  of a 
System. 

R1.2  Equipment  shall  be  added  to  and  removed  from  a  System  only  in  accordance  with  a  Management 
Procedure.  This procedure will determine when these Safety Rules shall apply or cease to apply to that 
Equipment. 

R2  Approach to Exposed High Voltage Conductors and Insulators 

R2.1  Individuals  shall  not  allow  any  part  of  their  body  or  objects  to  approach  within  the  specified  Safety 
Distances,  detailed  in  R2.4,  to  exposed  HV  conductors,  unless  conditions  in  R2.2  or  R2.3  are  applied. 
The only exception to this is during Live line working carried out on HV Equipment in accordance with an 
Approved procedure. 

R2.2  When  Point(s)  of  Isolation  have been  established,  exposed conductors could  still be  Charged  at  High 
Voltage.  The only objects permitted to approach within the specified Safety Distances, in this condition, 
shall be type registered:

· Voltage measuring devices
· Earthing Devices and their associated application devices 

R2.3  a) When Point(s) of Isolation have been established and Danger has been excluded by the application of 
Earthing Devices, encroachment within the specified Safety Distances is permitted under an appropriate 
Safety Document. 

b)  Encroachment  within  the  specified  Safety  Distance  is  permitted  without  the  issue  of  a  Safety 
Document under the following circumstances: 

i) When Point(s) of Isolation have been established for Equipment in interlocked / locked cages, where it 
is not reasonably practicable to maintain Safety Distance, individuals may encroach to within 1 metre from 
the exposed High Voltage conductors for the application or removal of type registered devices specified in 
R2.2 above. 

ii)  When  Point(s)  of  Isolation  have  been  established  in  Hall  type  132  kV  substations,  where  it  is  not 
reasonably practicable to maintain Safety Distance, individuals may encroach within the specified Safety 
Distance for the application or removal of type registered devices, specified in R2.2 above, to the busbar 
side of busbar isolators and bus coupler isolators, providing the High Voltage conductor to be approached 
is Earthed via a fixed Earthing Device.

Page 10 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

R2.4  Safety Distances. 

Rated System Voltage  Safety Distance 
kV  Metres 
Up to 33  0.8 
66  1.0 
132  1.4 
275  2.4 
400  3.1 

A distance of 300mm (12in)  shall also be maintained from  that part of  the  insulators  supporting exposed 

live High Voltage conductors which are outside the appropriate Safety Distance (see diagram). 

R3  Safety Precautions for Work on or near to High Voltage Equipment 
R3.1  When work, excluding operational and safety switching, is to be carried out on or near to HV Equipment, a 
Senior Authorised Person shall assess the means of achieving Safety from the System.  When Safety 
from  the  System  can  be  achieved  by  limiting  the  work  or  work  area,  instructions  clearly  defining  the 
limitations shall be given.  When the Senior Authorised Person decides it is necessary to confirm these 
instructions in writing, he shall issue a Limited Access Certificate. 

R3.2  When Safety from the System cannot be achieved by limiting the work or work area from HV Equipment, 
the following safety precautions shall be applied; 

a)    The  HV  Equipment  shall  be  identified  by  either  the  Planning  Process  or  the  Senior  Authorised 
Person, and the Control Person (Operation) shall prepare, then release it from Operational Service. 

b)  The Control Person (Operation) shall issue a System State Certificate 
to transfer control of the HV Equipment to a Control Person (Safety). 

c)    The  Control  Person  (Safety)  shall  ensure  that  the  Equipment  is  Isolated  and  that  Point(s)  of 
Isolation are established for the work.  HV Point(s) of Isolation shall where practicable be Locked. 

d)  Primary  Earths  shall  be  applied  within  the  zone  established  by  the  Points  of  Isolation.  Where 
reasonably practicable the Primary Earths shall be Locked. 

e)    The  contents  of  the  HV  Equipment  shall  be  adjusted  to  a  level  that  avoids  Danger.  Where  drain 
valves are used they shall where practicable be Locked in the appropriate position. 

f)    Where  Danger could  arise  from pressurisation,  the  HV  Equipment  shall  be  Vented.  The  emissions 
shall be dissipated so as to avoid Danger.  Where reasonably practicable vents shall be Locked open.

Page 11 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 
g)  Where internal access is required, and the residue of contents could cause Danger, the HV Equipment 
shall  be  Purged.  The  emissions  shall be  dissipated so  as  to  avoid  Danger.    The  Equipment  shall  be 
restored to atmospheric pressure when purging is complete. 

h)  Where Danger could arise from the release of stored energy, action shall be taken to contain, equalise 
or dissipate this energy safely. 

R3.3  When  work  on  the  HV  Equipment  does  not  require  the  removal of  Primary Earths  a  Permit  for  Work 
shall be issued. 

R3.4  When work is to be carried out on HV Equipment, and it is essential to restore motive power for certain 
Approved  work,  during  the  period  that  the  Permit  for  Work  is  in  force;  the  following  additional 
precautions shall be applied. 

a) An  Approved  written restoration of motive power (ROMP) procedure shall be provided and observed. 

This shall specify the requirements necessary to maintain Safety from the System whilst motive power is 
restored. 

b)  No  other  Permit  for  Work  or  Sanction  for  Work  shall  be  in  force  on  the  same  item(s)  of  HV 
Equipment. 

R3.5  When  work  on  HV  Equipment  requires  the  removal  of  Primary  Earths  a  Sanction  for  Work  shall  be 
issued.    Provided  Safety  from  the  System  is  maintained  the  following  additional  precautions  shall  be 
applied. 

a) The Primary Earths that may be removed or replaced during the work shall be identified. 

b)  Essential  supplies  which  may  be  restored  to  enable  the  work  to  take  place  shall  be  defined  in  an 
Approved restoration of motive power (ROMP) procedure. 

c) Work shall be carried out in accordance with an Approved Sanction for Work (SFW) procedure. 

d)  No  Permit  for  Work  or  other  Sanction  for  Work  shall  co­exist  within  the  same  zone  established  by 
Point(s) of Isolation except under an Approved procedure. 

R3.6  When  Danger from  Charged  conductor(s) could arise  during the course of  work, Drain  Earths  shall be 

applied.  Any portable Drain Earths shall be issued with the appropriate Safety Documents together with 
an Earthing Schedule which shall specify the Drain Earth requirements for each stage of the work. 

R4  Safety Precautions for Work on or near to Low Voltage Equipment 

R4.1  When work, excluding operational and safety switching, is to be carried out on or near to LV Equipment, a 
Senior Authorised Person shall assess the means of achieving Safety from the System.  When Safety 
from  the  System  can  be  achieved  by  limiting  the  work  or  work  area,  instructions  clearly  defining  the 
limitations shall be given.  When the Senior Authorised Person decides it is necessary to confirm these 
instructions in writing, he shall issue a Limited Access Certificate. 

R4.2  When Safety from the System cannot be achieved by limiting the work or work area, work on or near to 
LV  Equipment  shall  where  reasonably  practicable  be  carried  out  with  the  LV  Equipment  Dead.    The 
following safety precautions shall be applied; 

a) The  LV Equipment  shall  be  identified  by either  the Planning Process  or  the  Senior  Authorised 
Person,  and  the  Control  Person  (Operation)  shall  prepare,  then  release  it  from  Operational 
Service. 

b) The Control Person (Safety) shall ensure that the LV Equipment is Isolated and that Point(s) of 
Isolation are established for the work. 

c)  The  Senior  Authorised  Person  shall  ensure  Danger  has  been  excluded  from  Charged 
conductors.

Page 12 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

R4.3  A Senior Authorised Person shall assess the work required on or near to the Dead LV Equipment and 
decide whether it shall be carried out under; 

a) A Permit for Work, or 
b) Personal Supervision, or 
c) Oral instructions 

R4.4  When it is unreasonable for the LV Equipment to be made Dead, suitable precautions shall be taken to 
avoid  Danger.   A  Senior Authorised  Person  shall  assess the work required on or near to  the  Live LV 
Equipment and decide whether it shall be carried out under; 

a) A Certificate for Live LV Work, or 
b) Precautions specified in a Management Procedure 

R5  Safety Precautions for Work on or near to Mechanical Equipment 

R5.1  When  work,  excluding  operational  and  safety  switching,    is  to  be  carried  out  on  or  near  to  mechanical 
Equipment, a Senior Authorised Person shall assess the means of achieving Safety from the System. 
When  Safety  from  the  System  can  be  achieved  by  limiting  the  work  or  work  area,  instructions  clearly 
defining  the limitations  shall  be given.    When the  Senior  Authorised  Person  decides it  is necessary  to 
confirm these instructions in writing, they shall issue a Limited Access Certificate. 

R5.2  When Safety from the System cannot be achieved by limiting the work or work area, the following safety 
precautions shall be applied. 

a) The mechanical Equipment shall be identified by either the Planning Process or the Senior Authorised 
Person, and the Control Person (Operation) shall prepare, then release it from Operational Service. 

b)  The  Control  Person  (Safety)  shall  ensure  that  the  mechanical  Equipment  is  Isolated  and  that 
Point(s) of Isolation are established for the work. 

c) The contents of the mechanical Equipment  shall be adjusted to a level which avoids Danger.  Where 

drain valves are used they shall where practicable be Locked in the appropriate position. 

d)  Where  Danger  could  arise  from  pressurisation,  the  mechanical  Equipment  shall  be  Vented.  The 
emissions shall be dissipated so as to avoid Danger. Where reasonably practicable vents shall be Locked 
open. 

e)  Where  internal  access  is  required,  and  the  residue  of contents  could cause  Danger,  the mechanical 
Equipment shall be Purged.  The emissions shall be dissipated so as to avoid Danger.  The Equipment 
shall be restored to atmospheric pressure when purging is complete. 

f) Where Danger could arise from the release of stored energy, action shall be taken to contain, equalise 
or dissipate this energy safely. 

g) Before work commences a Permit for Work shall be issued. 

R5.3  When work is to be carried out on mechanical Equipment, and it is essential to restore motive power for 
certain  Approved  work,  during  the period  that  the  Permit  For  Work  is  in  force,  the  following  additional 
precautions shall be applied; 

a)  An  Approved  restoration  of motive  power  (ROMP)  procedure  shall be  provided  and  observed.    This 
shall  specify  the  requirements  necessary  to  maintain  Safety  from  the  System  whilst  motive  power  is 
restored. 

b) No other Permit for Work shall be in force on the same items of mechanical Equipment.

Page 13 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

R6  Operation of Equipment to achieve Safety from the System 
R6.1  The operation of Equipment to achieve Safety from the System shall never involve pre­arranged signals 
or the use of time intervals. 

R7  Demarcation of Work Areas 
R7. 1  The  work  area  shall  be  defined  clearly.    Where  necessary  it  shall  be  protected  physically  to  prevent 
Danger to individuals in the area from System hazards near to the work area. 

R8  Identification of Equipment 

R8.1  Work shall only be permitted to start on Equipment that is readily identifiable.  Where necessary, a means 
of identification shall be fixed to the Equipment and remain effective throughout the course of the work.

Page 14 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

Safety Document Procedures 

P1  General 
P1.1  This  part  of  the  Rules  gives  outline  procedures  for  the  Preparation,  Issue,  Transfer,  Clearance  and 
Cancellation of Safety Documents. 

P1.2  All Personnel involved in these procedures shall be trained in their roles and responsibilities. 

P1.3  All cancelled copies of Safety Documents and supplementary documentation shall be retained for 3 years 

P2  Application 
P2.1  A Safety Document shall be issued to a Competent Person, and shall be personally retained.  He shall 
keep the Safety Document, Keys, and any supplementary documentation issued, in safe custody. 

P2.2  The maximum number of Safety Documents that may be held by a Competent Person at any one time 
is 3. 

P3  Safety Precautions 

P3.1  Safety precautions applied / removed to achieve Safety from the System shall be the responsibility of an 
Authorised Person, or in the case of portable Primary Earths a  Senior Authorised Person, under the 
instructions of a  Control  Person (Safety).  They shall both complete a  record of  the  safety  precautions 
taken. 

P3.2  The Keys securing the safety precautions shall be placed by the Authorised Person in a Key Safe which 
shall be Locked by a Key Safe Key. The Key Safe Key  shall be retained in safe custody in accordance 
with a Management Procedure. 

P3.3  The  Senior  Authorised  Person  shall  where  reasonably  practicable  secure  the  Key  Safe  by  using  the 
Control Key prior to Consent of the Safety Document. 

P3.4  The Senior Authorised Person  shall prepare the  Safety Document obtaining from the Control Person 

(Safety), confirmation of the safety precautions taken. 

P4  Preparation of Safety Documents 
P4.1  The  Senior  Authorised  Person  preparing  a  Safety  Document  shall  enter  the  following  details  as 
appropriate 

a  Unique document number. 
b  Location. 
c  Identification  of  Equipment  to  be  worked  on  or  near  to  including 
where appropriate the Circuit Identification. 
d  Work to be done. 
e  Limits of the work or the work area. 
f  Hazards that have been assessed for Live LV work. 
g  Precautions to be taken for Live LV work. 
h  Safe system of work for Live LV work. 
i  Precautions taken to achieve Safety from the System. 
j  Precautions that may be varied by the recipient. 
k  Control Person (Safety) consenting to the preparation. 
l  Key Safe number. 
m  Preparation signature, time and date.

Page 15 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

P5  Issue of Safety Documents 
P5.1  The Senior Authorised Person  issuing a  Safety Document shall complete the  Issue & Receipt Section 
recording as appropriate 

a  Key Safe Key number. 
b  Number of Safety Keys. 
c  Earthing Schedule number. 
d  Number of portable Drain Earths. 
e  Approved Restoration of Motive Power Procedure number. 
f  Approved Sanction For Work Procedure number. 
g  Whether sketch provided. 
h  Circuit Identification Colours/Symbols and number of flags and wristlets. 

P5.2  The Senior Authorised Person issuing a Safety Document shall, if required (see guidance for rule R3.4 
and R3.6 for ROMP’s and Drain Earths), provide the Competent Person with the items listed in the Issue 
& Receipt Section. 

P5.3  The Senior Authorised Person issuing a Safety Document shall ensure that the Competent Person:­ 

(a)  Reads  and  understands  the  Safety  Document  and  the  limits  of  the  work,  this  should  include, 
where  reasonably  practicable,  a  physical walk  to see the safety  precautions on  site  for the work 
being carried out. 

(b)  Can identify the Equipment to be worked on. 

(c)  Is conversant with any further precautions or procedures to be followed. 

P5.4  The Senior Authorised Person shall sign the Issue & Receipt  Section  for  the  document  to  be  formally 

issued. 

P6  Receipt of Safety Documents 
P6.1  The Competent Person shall read and understand the requirements of the  Safety  Document  and 
ensure they are conversant with the safety precautions  established. 

P6.2  The  Competent  Person  shall  sign the Issue and Receipt  Section entering the time  and date  to  formally 
receive the Safety Document and all associated items issued with the Safety Document. 

P7  Additional Work Subsequent to the issue of a Safety Document 

P7.1  A Senior Authorised Person shall assess the implications of additional work with regard to the Isolated 
System and Safety from the System. 

P7.2  The Senior Authorised Person shall sign the Authorisation in Section 6 of the Safety Document. 

P7.3  The  Competent  Person  shall  sign,  time  and  date  the  acknowledgement  in  Section  6  of  the  Safety 
Document.

Page 16 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

P8  Transfer of Safety Documents 

P8.1  A  Safety Document  may  be  surrendered  by  the  Competent  Person  completing  Part 1  of  the  Transfer 
Record and the status of transfer form. 

If the Safety Document is not to be transferred immediately it shall be secured in a Card Safe, or given to 
a Senior Authorised Person who will hold the Safety Document. 

P8.2  A Safety Document shall only be reissued by a Senior Authorised Person. Reissue shall be to the same 
standard as the original issue. 

P9  Clearance of Safety Documents 
P9.1  Before signing the Clearance Section of a Safety Document the Competent Person shall ensure that:­ 

(a)  All persons in his Working Party have been withdrawn from and warned not to continue to work on 
the Equipment concerned. 

(b)  All items originally issued with the Safety Document are returned or accounted for as appropriate and 
all gear tools, loose materials have been removed guards and access doors replaced. 

(c)  Any exceptions are recorded. 

P9.2  If the Safety Document is not to be cancelled immediately it shall be secured in a Card Safe, or given to a 
Senior Authorised Person who will hold the Safety Document in safe custody. 

P9.3  If there are nil exceptions when a Safety Document is cleared, the Competent Person shall state this on 
the Safety Document. 

P10  Cancellation of Safety Documents 
P10.1  A  Senior  Authorised  Person  shall  cancel  the  Safety  Document.  He  shall  ensure  that  the  Control 
Person (Safety) has been informed of the cancellation and any exceptions or restrictions affecting return 
to Operational Service. 

P11  Return to Operational Service 
P11.1  Following  the  cancellation  of  all  relevant  Safety  Documents  and  removal  of  safety  precautions,  the 
Control Person (Safety) shall transfer control of the Equipment back to the Control Person (Operation). 

P11.2  The Control Person (Operation) shall return the Equipment to Operational Service. 

P12  Categories of Authorisation 
P12. 1  The  following  categories  of  Authorisation  are  recognised  in  the  Safety  Rules.  An  individual  may  be 
appointed by an appropriate Manager for any number of these categories within specified limits. 

a  Person. 
b  Competent Person. 
c  Authorised Person. 
d  Senior Authorised Person. 
e  Control Person (Operation). 
f  Control Person (Safety). 

P12.2  Records  of Authorisation  shall  define responsibilities  with respect to  specific  National Safety  Instructions 

and Operational Authorities.

Page 17 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

P13  Safe Custody of Safety Documents and Associated Items 

P13.1  A Card Safe  secured by  a  Senior  Authorised Person  shall be provided for safe custody  of  Safety 

Documents, supporting documents Keys and shall be used for the following:­ 

Safety Documents which have been prepared but not issued. 
Safety Documents which have been cleared but not cancelled. 
Safety Documents which are in transfer 

P13.2  When  a  Sanction  for  Work  or  Certificate  for  Live  LV  Work  is  to  be  transferred  by  a  Senior 
Authorised Person both the new recipient and person surrendering document shall be present at time 
of transfer.  There shall be no undue delay in the transfer process. 

P13.3  All  Safety Documents  which have been  issued  including associated items shall be  retained in safe 

custody by the recipient. 

P14  Multiple Safety Documents 

P14.1  A  series  of  Safety  Documents  bearing  the  same  unique  number  although  individually  identified  by  a 
further unique alpha character. 

P14.2  The Senior Authorised Person in consultation with the HV Control Person         (Safety) will agree the 
wording to be used on the Safety Document in both Section 1 and 2.  The Senior Authorised Person 
shall confirm that it is an initial document of multiple Safety Documents

Page 18 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

Forms of Documents 

The Safety rules comprise of three categories of documentation

· Interface Documents – These are for use across safety boundaries and with other 
users. 

System State Certificate (SSC)

· Safety Documents – These are for controlling high risk activities associated with the 
Transmission System. 

Limited Access Certificate (LAC) 
Permit For Work (PFW) 
OHL Permit For Work (PFW) 
Sanction For Work (SFW) 
Certificate For Live LV Work (CLLVW) 
Earthing Schedule

· Supporting Documents – These are addition documents that may be issued with Safety 
documents to control certain activities. 

Status of Transfer Form 
Safety Document Continuation Sheet 
Working Party Register

Page 19 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

Interface Documents

Page 20 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

Safety Documents

Page 21 of 46 
Safety Rules Third Edition  Issue 3 2007 

Supporting Documents

Page 22 of 46